Eine Sales Pipeline gibt auf einen Blick Auskunft darüber, ob gesteckte Umsatz- und Ertragsziele realistisch erreichbar sind. Über die Quantität und Qualität in der Sales Pipeline lassen sich zudem sehr schnell Rückschlüsse auf das Risiko in einer Vertriebsorganisation und einer Unternehmung ziehen.

Nach dem Motto: "Zeige mir Deine Vertriebspipline und ich sage Dir, wie Dein Vertrieb und Verkauf arbeitet!" 

Aus meiner Sicht stellt sich nicht die (rhetorische) Frage, ob das für Unternehmen, Führungskräfte im Vertrieb und Verkäufer wertvoll ist. Ich stelle mir viel eher die Frage, warum das Bewusstsein für ein aktives und gelebtes Sales Pipeline Management nicht sonderlich stark ausgesprägt ist?

In der Praxis ist zu beobachten, dass es viele Ansätze gibt und nur wenige wirklich nachhaltig funktionieren. Angefangen von wöchentlichen "Montags-Calls", in denen Vertriebler und Verkäufer es vom Management nach ihrer Auslegung von motivierender Vertriebsführung zu hören bekommen ;-) , über zaghafte und punktuelle Projekt- / Dealbesprechungen bis hin zu Vertriebsmitarbeitern, die überhaupt nicht regelmässig nach Ihrem Forecast gefragt werden.

Gibt es ein methodisches Problem? Fehlt es an Ausbildung? Können es herkömmliche CRM-Systeme nicht wirklich leisten? WORAN LIEGT ES?

Auf der Hitliste der Gründe gegen ein gelebtes Sales Pipelinemanagement stehen:

1. Das ist zu viel Datenpflege.

2. Ich habe keine Zeit dafür.

3. Die relevanten Projekte habe ich doch alle im Kopf. 

4. Umsatz und Ertrag lassen sich nicht auf den Stichtag planen.

5. Das guckt sich bei uns eh keiner an. 

6. Wenn ich unterwegs bin, habe ich keinen Zugriff auf unser CRM-System. 

7. Ich weiß nicht wirklich wie ich über meine Excel-Projektliste hinaus planen kann. 

...und einige mehr! 

Beispiel:

Vor kurzem habe ich mit einem Unternehmer gesprochen, dessen Vertrieb seit gut einem Jahr den gesteckten Zielen hinterherläuft. Das Problem: inzwischen ist es in der Produktion angekommen, wo nun die Entscheidung ansteht, Mitarbeiter in unbezahlten Urlaub zu senden, um Leerläufe und Kündigungen zu vermeiden. Hätte das verhindert werden können? Meine Antwort: ein klares JA! 

Ein funktionierendes Sales Pipeline Management liefert die notwendigen Planungsinformationen, um Ressourcen, darunter auch Personalkapazitäten, mit genügend Vorlauf zu planen. Zudem erhält der Vertrieb und Verkauf rechtzeitig Impulse, um seine eigene Strategie zu hinterfragen und bei Bedarf anzupassen. 

Was brauche ich denn für ein funktionierendes Sales Pipeline Management?

Und das ist erstaunlich. Es ist gar nicht viel, um schnell Wirksamkeit zu erreichen:

Einmaliger Aufwand

• Festlegung von Verkaufsstufen /-phasen inklusiver einer Handvoll Kriterien (bewährt haben sich 5-7 Stufen) 
• Festlegung einer Gewichtung in % pro Verkaufsstufe /-phase

Und dann kann´s auch schon losgehen, konkret zu werden

• Anlage und Pflege von Verkaufschancen (Opportunities) inklusiver einer Kurzbeschreibung 
• Geplanter Umsatz (in EUR)
• Zuordnung zu einer Verkaufsstufe /-phase
• Einschätzung des Abschlussdatums 

Sobald das Grundsystem funktioniert, lassen sich noch weitere wichtige Informationen zur Steuerung hinterlegen. Zum Beispiel:

• Produkt- / Dienstleistungskategorien
• Mitglieder im Buying Center
• Mitglieder im Selling Team
• Mögliche Wettbewerbsstrukturen
• Individuelle Verkäufereinschätzung in % (kann bewusst stark vom definierten Prozess abweichen)

Geschafft! Damit wäre sicherlich die erste Frage beantwortet, ob es ein methodisches Problem gibt. Das Aufsetzen einer Sales Pipeline mit seinen Verkaufsstufen /-phasen und Kriterien ist kein Hexenwerk. Nach dem Aufsetzen empfehle ich, die neue Sales Pipeline durch Eingabe von Echtfällen zu validieren. 

Entscheidend ist, dass jede Verkaufsstufe von den Führungskräften und Vertriebsmitarbeitern im Alltag als „Quality Gate“ verstanden wird, d.h. eine Verkaufschance erst dann in die nächste Stufe verschoben werden darf, wenn die festgelegten Kriterien erfüllt sind. Dabei empfiehlt es sich immer, etwas konservativer zu forecasten. Und genau hier liegt scheinbar die Herausforderung. Dieser Punkt ist zumeist weder dem Prozess noch dem eingesetzten Sales CRM System zu zu schreiben. Es sind Menschen, die aus "politischen" Gründen oder "Unwissenheit" (die in der Tat nicht nur bei jungen Verkäufern vorhanden ist) Sales Pipelines aufbauen, die beim genauen Hinsehen, häufig nur ein Bruchteil der angezeigten Werthaltigkeit aufweisen. Und das ist natürlich fatal, da die Planung in diesen Fällen solide erscheint und vorgaukelt, dass Umsatz- und Ertragsziele gut erreicht werden können! 

Dass dieses Thema TOP-aktuell ist und bei zukunftsorientierten Führungskräften in den letzten
18 Monaten sprunghaft an Relevanz gewinnt, zeigt die Anzahl neuer Softwarelösungen in diesem Bereich. Da klassische CRM Systeme in dieser Disziplin scheinbar zumeist scheitern, kommen Spezialanbieter auf den Markt. Darunter befinden sich beispielsweise kleine Lösungen wie Pipedrive und Pipelinedeals und eine Profi-Lösung mit Pipeliner.

Mein Fazit: Ein gelebtes Sales Pipeline Management zeigt dem Vertriebler und Verkäufer täglich, was er tun muss und vor allem mit wem, um seine Ziele sicher zu erreichen. 

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